Kā es varu uzrakstīt standarta darbības procedūru rokasgrāmatu?

Uzņēmums vai organizācija var efektīvāk atvieglot jaunu darbinieku apmācību, izmantojot labi uzrakstītas standarta darbības procedūras (SOP). Papildus apmācībai SOP rokasgrāmata esošajiem komandas locekļiem dod resursu retāk izmantotajām procedūrām, nodrošinot, ka procedūras tiek veiktas ar pareizu protokolu, saglabājot kvalitātes kontroli. Lai uzrakstītu standarta darbības procedūru rokasgrāmatu, ir skaidri jāsaprot darbības, kas saistītas ar konkrētu procesu.

Definējiet galvenos procesus

Apskatiet visus galvenos procesus, kas ir jūsu uzņēmumā. Sāciet definēt, kuri procesi tiks aprakstīti un kartēti SOP rokasgrāmatā. Lai gan jūs nevarat kartēt katru pēdējo procesu, ir svarīgi noteikt vissvarīgākos un svarīgākos.

Piemēram, restorāns var definēt pamatprocesus par to, kā tiek gatavots konkrēts paraksta ēdiens. Tikpat svarīgs ir restorāna tīrīšanas process. Izveidojiet savu galveno procesu sarakstu, lai pēc to kartēšanas varētu integrēt katru no tiem SOP rokasgrāmatā.

Kartē katru procesu

Katru procesu nosaka darbības, kas nepieciešamas procesa pabeigšanai. Soli nokavēšana var nozīmēt pasūtījuma pazaudēšanu vai aizkavēšanos vai gala produkta bojājumu. Kartēšana ir darbplūsmas uzzīmēšana.

Piemēram, pieņemsim, ka izveidojat SOP interneta aptaujas pārdošanas procesam. Pirmkārt, kartējiet to, kā sākotnēji sazinās ar potenciālo klientu pēc informācijas pieprasīšanas: tālruņa zvans, e-pasts vai īsziņa. Kartējiet, cik reižu jūsu pārdošanas komanda veic papildu pasākumus, ja sākotnēji nav iespējams sasniegt potenciālo klientu, norādot katrai kontaktpersonai specifiskus skriptus.

Kartē citu skriptu, kad tiek sasniegts potenciāls, kā arī turpmāko darbību kopumu atkarībā no tā, vai potenciālais pirkums iegādājas jūsu produktu vai pakalpojumu vai nolemj apturēt. Kad kartējums ir izveidots, pierakstiet procesu vienkāršās darbībās.

Izveidojiet kontrolsarakstus un veidlapas

Jebkurā procesā komandas locekļiem ir vieglāk ievērot veidlapu vai kontrolsarakstu. Izstrādājiet visaptverošu veidni, pamatojoties uz kartēto procesu. Ja jums jāapkopo konkrēta informācija klienta uzņemšanas vietā, pārliecinieties, ka veidnē ir visa nepieciešamā informācija, kas izklāstīta kodolīgi.

Nedomājiet, ka komandas locekļi atceras visu SOP, it īpaši, ja viņiem priekšā sēž klients. Integrējiet kontrolsarakstus un veidlapas kā papildinājumu savai procesu kartei un darbībām.

Izveidojiet pilnu SOP rokasgrāmatu

Kad esat kartējis katru procesu un izveidojis visas atbalsta dokumentu veidnes, integrējiet tos pilnā SOP rokasgrāmatā. Organizējiet rokasgrāmatu, pamatojoties uz departamentiem. Piemēram, SOP rokasgrāmatā jums var būt sadaļas "Pārdošana", "Darbības" un "Izplatīšana". Pēc tam katra sadaļa tiks sadalīta sīkāk šīs nodaļas pamatprocesos, parasti tādā secībā, kādā katrs pamatprocess notiek kopumā. preču piegāde.

Sadaļā “Izplatīšana” jums varētu būt vairāki pamatprocesi, kas ietver “Pasūtījuma saņemšana”, “Iepakojums piegādei”, “Piegāde” un “Turpmākie pasākumi”.

Organizējiet SOP rokasgrāmatu ar satura rādītāju un skaidri norādiet katru procedūru treknrakstā virsraksta galvenē. Jūs pat varat iekļaut cilnes komandas locekļiem, lai ērti pārlūkotu rokasgrāmatu, lai palīdzētu viņiem atrast attiecīgos SOP savos departamentos.